Справка о расходе топлива – это документ, который подтверждает, сколько топлива фактически было израсходовано автомобилем за определенный период. Она может понадобиться бухгалтерии организации, для отчетности перед налоговыми органами или при компенсации затрат сотруднику, использующему личное авто в служебных целях.
Основные способы получения справки:
- У официального дилера или сервисного центра. Если автомобиль обслуживается у официального дилера, можно обратиться туда с запросом. Некоторые сервисы формируют справку на основании данных бортового компьютера и техобслуживания. Для этого потребуется предоставить ПТС и документы, подтверждающие право собственности или доверенность.
- В транспортном отделе вашей организации. Если автомобиль служебный, обычно учет топлива ведет диспетчер или механик. На основании путевых листов и чеков АЗС они оформляют внутреннюю справку о расходе топлива. Документ утверждается руководителем и передается в бухгалтерию.
- Самостоятельное оформление справки. Если организация требует справку, а централизованного учета нет, можно составить ее самостоятельно. В документе указываются: марка и модель автомобиля, госномер, период учета, пробег, количество заправленного топлива и фактический расход. Добавьте подписи ответственного лица и печать организации (если есть).
- Справка от АЗС или топливного оператора. При использовании топливных карт можно запросить отчет о заправках за указанный период. Такой отчет часто принимается как подтверждающий документ.
Советы юриста:
- Форма справки законом не установлена, но важно, чтобы она содержала все необходимые реквизиты: дату, подписи, печать и данные автомобиля.
- Если вы используете личное авто для работы, справка о расходе топлива поможет обосновать компенсацию расходов. В этом случае можно приложить расчет расхода топлива по нормам Минтранса РФ (постановление Минтранса № АМ-23-р).
- Для налоговой отчетности организация обязана хранить подтверждающие документы (путевые листы, чеки АЗС, справки) не менее 4 лет – это важно при проверке.
Таким образом, получить справку можно несколькими способами: у дилера, на предприятии, через топливного оператора или оформить самостоятельно. Главное – указать достоверные данные и подтвердить их документально, чтобы бухгалтерия или налоговая приняли отчет без вопросов.